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一、批復(fù)簡述批復(fù)屬于下行文，它是“適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)”的公文文種。也就是說，批復(fù)是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的請示所作的批示、答復(fù)，它是一種指示性的公文。
批復(fù)的主要特點(diǎn)是：
(一)針對性
批復(fù)是專門用來答復(fù)請示的。誰來文請示就向誰批復(fù)并發(fā)文，什么時(shí)候請示就什么時(shí)候答復(fù)，請示的問題是什么就答復(fù)什么，在這一點(diǎn)上，批復(fù)是“不由自主”。它一般不涉及請示者之外的其他機(jī)關(guān)，也不涉及請示內(nèi)容之外的其他問題。對請示的事項(xiàng)要逐一答復(fù)，不能答非所問，也不能答一半，剩一半。具體行文時(shí)，要圍繞請示事項(xiàng)進(jìn)行斟酌，表達(dá)時(shí)認(rèn)可的程度，語意的輕重，如何把握界限、分寸，都由對請示事項(xiàng)的“經(jīng)研究”得出。
(二)權(quán)威性
批復(fù)所回答的，都是下級單位無法解決的或無權(quán)決定的問題。上級機(jī)關(guān)通過批復(fù)，替下級解答疑難，為下級提供辦法，對爭議來個(gè)“一錘定音”，給重要事項(xiàng)指方向、作規(guī)定，必要時(shí)還會賦予下級一定的權(quán)力，這些都體現(xiàn)了上級機(jī)關(guān)的決策和指導(dǎo)。因而，批復(fù)一經(jīng)下發(fā)，即具有指示性、權(quán)威性，既為下級單位開展工作提供可靠的依據(jù)，又約束下級單位統(tǒng)一步調(diào)，協(xié)調(diào)行動。
(三)簡要性
由于批復(fù)的內(nèi)容范圍限于針對請示的事項(xiàng)，而且表態(tài)也是原則性、結(jié)論性的，提出意見、做法時(shí)也甚少展開分析，因而批復(fù)的內(nèi)容總是較為單純，篇幅也就較為短小，語言也就較為簡明扼要。
二、批復(fù)寫作的一般要求批復(fù)的結(jié)構(gòu)，有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四項(xiàng)。
寫作批復(fù)、須重點(diǎn)注意標(biāo)題和正文的寫法。
批復(fù)的標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要潔組成，有時(shí)可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。有的寫法比較特殊，如《國務(wù)院關(guān)于同意安徽省設(shè)立滁州市、巢湖市給安徽省人民***的批復(fù)》，這里把主送機(jī)關(guān)也寫上了。對于事由，有些批復(fù)表達(dá)得相當(dāng)具體，如《國務(wù)院關(guān)于決定接受(國際勞工組織章程修正文書》的批復(fù)》，“決定同意”，把正文中對請示事項(xiàng)的態(tài)度意見都明確地在標(biāo)題中表達(dá)出來了。也有的表態(tài)模糊，如《關(guān)于重建何香凝故居問題的批復(fù)》，這也是可以的。
主送機(jī)關(guān)。批復(fù)是答復(fù)請示的，應(yīng)在正文之前寫上主送機(jī)關(guān)。
正文的主要內(nèi)容是告知情況和表明態(tài)度，具體則分為開頭、正文、結(jié)尾三部分：
開頭告知收文情況，具體引據(jù)收到的請示的標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文日期等要素，說明行文的依據(jù)。如，“你局2002年X月×日《關(guān)于××xx×××的請示》(××[2002]67號)悉”、“晉煤財(cái)字(1987)74號文收悉.”然后用“經(jīng)××?xí)h決定”、“經(jīng)研究，現(xiàn)對……作如下批復(fù)”等過渡語，轉(zhuǎn)下表述具體的意見、態(tài)度。
主體對請示事項(xiàng)進(jìn)行明確而具體的答復(fù)，表明態(tài)度、意見和要求。對請求指示的，可針對請示事項(xiàng)一一指示，對請求批準(zhǔn)的，可分三種情況：沒有異議的，即開門見山，表明“同意”、“原則同意”或“完全同意”，并可簡要提出指導(dǎo)性意見：點(diǎn)明工作意義，提出執(zhí)行要求，補(bǔ)充應(yīng)注意的事項(xiàng)。完全不同意的，要酌情說明原由，以政策、事實(shí)為據(jù)，分析利弊，說服下級，或提出另外的意見。可用“不宜”、“宜”等語，做到態(tài)度明朗，言辭婉轉(zhuǎn)。部分同意的要分門別類，一一說明，具體說明同意某某事項(xiàng)，不同意某某事項(xiàng)，對不同意的事項(xiàng)，要說明理由。如果涉及問題較多，還應(yīng)分項(xiàng)來寫。
結(jié)尾，一般可以不寫，自然結(jié)尾。也可用“此復(fù)”、“專此批復(fù)“、“特此批復(fù)”等語結(jié)尾。
寫作批復(fù)的正文，一是態(tài)度要盡切、明朗，對來文提出的問題要明確表示同意還是不同意，并指明必須注意的事項(xiàng)，當(dāng)行則行，當(dāng)止則止，不能含糊其辭，模校兩可，更不能推轉(zhuǎn)。二是措辭要莊重、周密。批復(fù)是指示性公文，是要下級避照辦理的，對請示事項(xiàng)是*基本同意“還是“完全同意”，表達(dá)要準(zhǔn)確：做什么·如何做，執(zhí)行中應(yīng)注意哪些事項(xiàng)，要考慮周密：批復(fù)中的提法，同意的事項(xiàng)、提及的人、金額等要準(zhǔn)確無誤。三是用語要簡潔，尤其是有時(shí)要引述請示內(nèi)容，要善于抓住要點(diǎn)，簡要引述。
上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)時(shí)，如果認(rèn)為要讓其他下級機(jī)關(guān)參考或照辦，往往用“關(guān)于批轉(zhuǎn)《……》的通知”的形式行文，既是對請示機(jī)關(guān)的批復(fù)，又是對有關(guān)機(jī)關(guān)的通知，但已屬于通知文種了。
三、批復(fù)寫作例文簡析××市***局
關(guān)于東和路禁行貨運(yùn)汽車的批復(fù)
x×[1996]38號
陽東陽區(qū)交通中隊(duì)：
你隊(duì)5月7日《關(guān)于東和路禁行貨運(yùn)汽車的請示》(東交[1996]21號)悉，經(jīng)與有關(guān)部門研究，同意東和路禁止行駛各種貨運(yùn)汽車，由1996年7月1日零時(shí)起實(shí)施。市局?jǐn)M發(fā)出通告，請做好標(biāo)記設(shè)置等事宜，并注意交通疏導(dǎo)。實(shí)行后的情況望及時(shí)了解并報(bào)告。此復(fù)。
×X市***局(公章)
XXXX年XXX月XX日
這份批復(fù)重在表態(tài)，寫得相當(dāng)規(guī)范。由于問題較簡單，正文采用篇段合一的結(jié)構(gòu)，用一段話一氣呵成。開頭先說收到對方何時(shí)、何標(biāo)題、何文號的請示，交代批復(fù)的原由：接著用慣用語“經(jīng)與有關(guān)部門研究”過渡，明確地表明了同意請示事項(xiàng)的態(tài)度，并規(guī)定了相關(guān)的時(shí)間；第三句表述了兩層意思，一是由自身做的——“擬發(fā)出通告”，一是要對方做的——“做好標(biāo)記設(shè)置”、“注意交通疏導(dǎo)”，體現(xiàn)了上級機(jī)關(guān)對該問題的關(guān)心和負(fù)責(zé)，對下級的指導(dǎo)和支持；第四句提出要求；第五句為結(jié)束語。
本文用語簡要，措辭恰當(dāng)。“你隊(duì)”、“經(jīng)……研究”、“此復(fù)”等慣用語使全文起、合簡明，過渡自然；“同意”、“實(shí)施”顯示表態(tài)明朗、堅(jiān)定；作為下行文用“請”、“望”提出要求，體現(xiàn)了對下級的尊重、誠懇與殷切；“悉”、“與”、“擬”等單音節(jié)文言詞也用得準(zhǔn)確、明了、貼切。
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